martes, 18 de noviembre de 2008

ADMINISTRANDO TU TIEMPO



No tiene el menor sentido para una persona que gana 40€ por hora hacer cosas que una persona que gana 10€ por hora puede hacer igual o tal vez mejor. Creo que no delegar trabajo es el desperdicio financiero más grande que hay en un negocio.
David J. Schwartz
La Magia de Lograr lo que Tu Quieres


Para los Agentes Inmobiliarios de mucho éxito, el tiempo necesita transformarse en dinero. Nosotros “gastamos” tiempo. Para usar un viejo dicho “El tiempo es oro”
Uno de los factores mas importantes es el tiempo que el profesional inmobiliario pase cara a cara con un cliente. Eso es lo que genera el ingreso. Nada más que haga el agente inmobiliario, desde hacer copias de las llaves de las casas hasta ir a las reuniones de la asociación de agentes inmobiliarios, resultan en remuneración.
Necesitas descubrir cuál es el valor monetario de tu tiempo y qué estás haciendo actualmente con tu tiempo. Cuando sabes eso, puedes analizar cómo deberías invertir tu tiempo para incrementar tus ingresos y liberar tiempo para ti y que puedas hacer las cosas que siempre has deseado hacer.
Diciéndolo de otra manera, para ser exitoso en la venta de inmuebles, necesitas hacer más dinero en menos tiempo.

¿Adónde va tu tiempo?
Una de las principales ideas en el manejo del tiempo si quieres obtener un buen resultado, es que tienes que entender dónde estás actualmente.
Para determinar cómo usar tu tiempo más efectivamente en el negocio inmobiliario, tienes primero que identificar en qué consiste tu trabajo como profesional inmobiliario. No es suficiente decir: “Yo trabajé 14 horas el día de hoy.” Es la calidad de esas horas, específicamente las horas que estabas generando ingresos, las que determinan si eres o no un buen administrador de tu tiempo.
Uno de los dichos acerca del trabajo y tiempo es “El trabajo se extiende para llenar el tiempo que has destinado para hacerlo.” Si tienes 4 horas para hacer un trabajo, te tomará 4 horas. Si te dan 8 horas para hacer el mismo trabajo, te tomará 8 horas hacerlo.
Lo que es alarmante acerca de los hábitos de trabajo, es que cualquier modo en que manejes el tiempo en la actualidad, será la manera en que lo manejarás en el futuro a menos que reorganices tus actividades.
No tienes que hacer un detalle completo de tus actividades diarias por semana para saber qué es lo que realmente estás haciendo con tu tiempo. Hay una manera más simple. Al final del día mira tu agenda. Es fácil ver lo que hiciste. Digamos por ejemplo, que fuiste a una reunión de ventas, llenaste unos formularios, recogiste e instalaste letreros e hiciste una presentación a clientes. Luego, al pie de la página o en una hoja aparte escribe un pequeño análisis de cómo fue el día.
Probablemente te sorprenderás después de revisar tu día típico cuán poco tiempo pasas cara a cara con un cliente, para generar ingreso. Mucho del día de un vendedor inmobiliario se va en preparar actividades que le llevarán a hacer dinero; el mediador inmobiliario puede pagarle a alguien para hacer todas esas actividades mundanas.

El Sistema ABC de Manejo del Tiempo
Para tomar control de tu tiempo y que no sea el tiempo quien te controle a ti, necesitas priorizar tus actividades. El sistema básico de manejo del tiempo ABC divide todas las actividades de trabajo en tres categorías; clasificándolas según su importancia.

Las Prioridades “A”
Las prioridades “A” ganan dinero.
Estas son las únicas actividades que generan dinero directamente, y se refieren a estar cara a cara con clientes que son capaces de comprar o vender una propiedad. La mayoría de los factores que afectan tu ingreso que discutimos al principio, aplican a esta categoría.
Para ser un agente inmobiliario de éxito, estas son las actividades que debes estar haciendo:
1. Mostrando propiedades a posibles compradores.
2. Haciendo presentaciones para conseguir propiedades en exclusiva.
Estas dos primeras actividades envuelven precalificación de clientes, identificar sus necesidades y sus deseos en términos de lo que desean comprar o vender.
3. Tramitando un contrato de compra o un contrato de servicios.
4. Y la actividad más importante para un Vendedor de éxito: Culminar el cierre.
La mayoría de las personas en el sector inmobiliario cuando analizan su tiempo, encuentran que el 20% de su día se encuentran haciendo una de estas cuatro actividades, que son las que generan el 100% de sus ingresos. Esto significa que el promedio de los vendedores inmobiliarios gastan el 80% de su tiempo en actividades que no les generan directamente ingresos.
El valor del tiempo dedicado a las prioridades “A” es altísimo. Estas son las razones de ello:
· Las prioridades “A” son las únicas que generan dinero
· Generalmente las prioridades “A” toman sólo el 20% del tiempo de trabajo de un Asociado.
Este hecho tan sorprendente se explica en el siguiente cuadro:


¿Cuánto vale el tiempo de un Profesional Inmobiliario?
Aparentemente, el tiempo de un vendedor inmobiliario vale 50€/hora, según se calcula aquí:

a) Ingreso mínimo anual de un agente de éxito: 100,000€/año
b) Número de horas trabajadas por año: 2,000 (52 semanas de 38 horas)
c) Valor de cada hora trabajada (=a/b) 50€ /hora

En la realidad, lo que sucede es que las 2,000 horas trabajadas, solo 400 horas (el 20% de 2,000) sirven en realidad para generar dinero (por ser destinadas a actividades “A”). El resto (1,600 horas) no valen nada. Surge entonces la pregunta: ¿Cuánto vale cada hora “A”? La respuesta es asombrosa:

a) Ingreso mínimo anual de un vendedor de éxito: 100,000€ /año
b) Número de horas “A” trabajadas por año: 400 (20% de 2,000 horas)
c) Valor de cada hora “A” (=a/b) 250€/hora

De tal forma, un vendedor de éxito…
No gana 2,000 horas X 50€ = 100,000€
… sino que gana 400 horas X 250€ = 100,000€

Sin aumentar el número de horas que trabajas por semana, sino que con solo ocupar 1 hora diaria menos en prioridades “B” y “C” y pasando es hora diaria a prioridades “A”, tu ingreso aumentará de esta manera durante el año:

a) Horas diarias que le aumentas a las prioridades “A”: 1 hora
b) Número de días por semana: 5 días
c) Número de semanas por año: 52 semanas
d) Valor de cada hora “A”: 250€/hora
e) Aumento anual en tu ingreso (=a X b X c X d) 65,000€/año

¡Lo que necesita un buen Vendedor para convertirse en un Vendedor de Éxito es mover 5 horas de trabajo por semana de las prioridades “B” o “C” a las prioridades “A”.


Las Prioridades “B”
Las prioridades “B” llevan a generar dinero.
Estas son actividades diarias que llevan a las prioridades “A”. Incluyen actividades como llamar a clientes en frío, trabajar tu zona, enviar correo y estar en contacto con clientes pasados. Ninguna de estas actividades genera dinero.

Las Prioridades “C”
Las prioridades “C” son males necesarios.
Estas vienen con el negocio inmobiliario. Como las prioridades “B”, estas tampoco generan dinero. Estas son actividades detrás de los telones que los clientes nunca se dan cuenta que haces; estas actividades se deben hacer pero no a costa de las prioridades “A” y “B”.
Recoger información para hacer un análisis comparativo de mercado es un trabajo detallado necesario para hacer las presentaciones de exclusivas o discusiones con los clientes acerca de ajustes de precios. Un análisis de mercado no lleva a la generación de dinero por si mismo.
Otras actividades de la mediación inmobiliaria que NO generan dinero directamente son:
· Escribir anuncios clasificados e insertarlos en los periódicos.
· Llenar formatos y actualizar datos.
· Instalar y recoger letreros.
· Hacer copias de llaves.
· Trabajar en papeleo.
· Llevar y traer papeles y documentos como solicitudes de crédito, referencias de clientes y avalúos.
· Comprar regalos para clientes.
· Ir a juntas de ventas y reuniones con las Asociaciones inmobiliarias.
· Trámites de banco.
· El mantenimiento del coche para propósitos del negocio.
La lista de obligaciones mundanas de un profesional inmobiliario es mucho más larga que esta, pero es un ejemplo suficiente para indicar en qué es que generalmente se pierde el tiempo.
Porque las actividades en las listas “B” y “C” no llevan realmente a generar dinero, valen técnicamente nada por hora, comparadas con cada hora que trabajas en “A”, que en nuestro ejemplo vale 250€ por hora. Esto significa, que cada hora que trabajas en “B” o en “C” y no en “A” te cuesta 250€.
Hipotéticamente, si encuentras la manera de trabajar 5 horas menos por semana en prioridades “B” o “C” y dedicar esas 5 horas a prioridades “A,” estarías acumulando 250 horas “A” por año, que valen 250€ cada una, lo que resultaría en un aumento de tus ingresos de 62,500€ adicionales por año.
Lo que es importante acerca de este ejemplo es que 62,500€ es aproximadamente la diferencia entre el ingreso de los Primeros 25% en la lista de los Vendedores de éxito de RE/MAX y los Otros 75%. Una manera de interpretar la diferencia entre los Primeros 25% y los Otros 75% es decir que hacen negocios de diferente manera por 5 horas a la semana. En estos términos, lo que necesita un buen vendedor para convertirse en un vendedor de éxito es solamente mover 5 horas de trabajo de las prioridades “B” o “C” a prioridades “A”.
Pero, ¿como se puede hacer eso?

Delegando “B” y “C”
Una manera de convertirse en un vendedor inmobiliario de éxito es pasar la mayor parte del tiempo posible con prioridades “A”, actividades que generan dinero, y el menor tiempo posible con las prioridades “B” y “C”, que no generan nada. Pero si las “B” te llevan a generar dinero y las “C” son males necesarios, simplemente no puedes ignorarlos. ¿Qué se puede hacer? Debes contratar un ayudante o secretaria, ya sea compartido o a tiempo completo aparte de la secretaria que está en tu oficina.
Para poner un ejemplo, digamos que puedes contratar a un empleado por 10€ la hora. Piensa de esta manera: si puedes contratar un empleado que gane 10€ la hora para libertarte de tiempo que puedas dedicar a estar cara a cara con clientes y que ganaras 250€ la hora, puedes deducir los 10€ del salario de la secretaria y aun tendrías 240€, que es definitivamente mejor que no tener nada al estar ocupado con prioridades “B” y “C”.
Esa inversión de 10€ con una ganancia de 240€, es con seguridad la mejor inversión que un profesional inmobiliario puede hacer, sin mencionar que al contratar un ayudante no tendrás que hacer esas cosas mundanas que de todas formas no querías hacer.
Revisa tus prioridades “B” y “C” y circula aquellas que solamente tú puedas hacer, como el ir a juntas de ventas obligatorias y a eventos importantes de las Asociaciones de inmobiliarios. Después, revisa aquellas actividades que otra persona puede hacer. Probablemente vas a poder delegar más de lo que te imaginas.
Por ejemplo, desarrollar una zona. Tu ayudante puede investigar el nombre de las calles, las direcciones de las propiedades y los nombres de los propietarios. Tu ayudante puede hacer la lista de correo y hacer una lista en el ordenador con el nombre de cada persona y el tiempo que cada persona ha vivido en esa propiedad. Después que has desarrollado el concepto de tu zona, tu ayudante puede escribir tu hoja informativa, pegar etiquetas y ponerlas en el correo por ti. Todo lo que tienes que hacer es ser un buen gerente, dando las líneas y soporte a lo largo del camino.
Los ayudantes personales pueden también coordinar tasaciones e inspecciones, llenar solicitudes de crédito, preparar análisis de mercado y medir propiedades. Ellos pueden escribir anuncios clasificados, recoger e instalar letreros, hacer copias de llaves, hacer papeleo en general y pueden hacer la mayoría de tus cosas mundanas como por ejemplo llevar a lavar el coche.
Todas estas tareas pueden ser hechas por una persona inteligente y eficiente pero no necesariamente profesional inmobiliario, y así cada hora que tu ayudante hace algo que solías hacer, es una hora que tú tienes para hacer lo que haces mejor: trabajar con clientes.
No tienes que trabajar el doble para doblar tus ingresos y subir de ser un buen vendedor a un Vendedor de éxito. Todo lo que tienes que hacer es pasar 5 horas más a la semana en prioridades “A” y 5 horas menos en prioridades “B” y “C”.
Así, el negocio progresará fácilmente. Cuando no tienes suficientes prospectos, es fácil malgastar tiempo y esfuerzo en actividades que no dejan dinero, pero cuantos más prospectos tengas, más te ves forzado a concentrarte en actividades que te dejan dinero. El éxito en las ventas te separará más y más de las prioridades “B” y “C” y convierte tener un ayudante en una necesidad y no en un lujo.

Lista de Actividades Diarias
Ya sea la noche antes o en la mañana, escribe la lista de actividades diarias que quieres hacer durante el día, clasificando las actividades en ABC. Concéntrate en las “A” y delega las más “B” y “C” posibles.
Como les digo en mis seminarios, si revisas tu lista y si no hay ninguna “A”, no te molestes en ir a trabajar, porque no tendrás pago.


Claves en la Administración del Tiempo

Manejo del Papeleo
Los mejores profesionales inmobiliarios son a los que les gustan las personas, pero normalmente no son detallistas. No son del tipo que hacen y mantienen un archivo elaborado; los vendedores exitosos tienden a ser un poco desorganizados cuando se refiere a papeleo. Ellos prefieren dejar el desastre en la oficina y salir, hablar con personas y vender. El problema es que cuanto más exitoso y profesional un vendedor se hace, más necesario es ser organizado para cuidar el negocio que está creciendo.
En general, la mejor manera de mantener el papeleo organizado es contratar un ayudante detallista. Los profesionales que no pueden pagar todavía un ayudante, deben considerar la teoría de las “Cuatro opciones” para manejar papeleo. De acuerdo a esa bien conocida técnica de administración del tiempo, deberías tomar una de las siguientes cuatro opciones con cada uno de los papeles de tu escritorio:
1) Bótalo.
2) Delégalo.
3) Posponlo.
4) Hazlo.
Otros dos dichos que pueden ayudarte a mantener tu negocio en orden son:
· Solo porque algo llama tu atención, no tienes que prestarle atención.
· Archiva, no amontones.

Reuniones de Negocios
Una reunión de negocios es de mucho valor profesional además de ser una reunión social que puede motivarte, educarte y aun entretenerte, pero la sola palabra “reunión” nos hacer sentir bostezos, aburrimiento y cansancio.
Las reuniones de negocios ocupan una parte importante del tiempo de trabajo de un vendedor inmobiliario en una semana normal. En un año, vamos a reuniones de ventas, reuniones de la Asociación de inmobiliarios, reuniones de organizaciones de la hermandad y cívicas, comidas, cenas y muchas otras actividades profesionales y de la comunidad. Cuando lo sumamos, todas esas reuniones se pueden traducir en cientos de horas manejando de aquí para allá, además del tiempo que estás en las juntas.
Muchas reuniones son una pérdida de tiempo. Muchas reuniones son demasiado frecuentes, no empiezan a tiempo, no son concentradas en un tema y duran más de lo que deben. Por otro lado las reuniones que son efectivas, empiezan a tiempo, siguen una agenda preestablecida y terminan a tiempo.
¿Cuantas horas de reuniones son suficientes para un profesional de éxito y cuántas son demasiadas?
Para responder esa pregunta, necesitas establecer cuántas horas quieres destinar por semana o por año a reuniones y después decidir que reuniones son de valor para ti y cuales te puedes perder sin mayor problema.

Postergación
Las personas postergan cosas por cuatro razones básicas. Mientras que tres de esas razones tienen consecuencias negativas en el desarrollo o resolución de un problema, retrasando así el avance de tu carrera, la primera razón tiene efectos positivos.
1. El beneficio de postergar una tarea particular se da cuando esa tarea es menos importante o de menor presión que otras; de tal manera que pertenece a los últimos lugares de la lista de prioridades.
Por el beneficio de tu carrera, necesitas reconocer y evitar las otras razones para postergar, que son fatales para la productividad.
2. Nosotros a veces atrasamos o posponemos acciones porque otras cosas son más divertidas o más fáciles de hacer.
Ir a comidas de negocios, por ejemplo, puede ser una manera de evitar escribir un boletín de noticias. Algunas actividades relacionadas con el trabajo son menos demandantes que otras. También, es cuestión de poner muchas veces el placer antes que el negocio. Divertirse es necesario para poner energía a tu producción y para balancear tu vida, pero debe ser un complemento necesario para tus actividades de negocio, no un substituto.
3. Algunas veces escogemos no hacer una tarea en particular, porque simplemente no sabemos cómo hacerla. Es mucho más fácil hacer algo que ya sabemos hacer que aprender algo nuevo. Por ejemplo, si un profesional inmobiliario siente que debería especializarse en otro tipo de propiedades que no sean residenciales, pero puesto que no sabe cómo trabajar en esa especialidad, simplemente lo pospone año tras año, haciendo negocios como siempre lo ha hecho. Una vez que el agente inmobiliario tiene la determinación de expandir su negocio, necesita investigar, aprender, tomar algún curso o encontrar a alguien que conozca cómo empezar en la especialidad que ha escogido. La ayuda puede darle la confianza que necesita para desarrollar esa especialidad paso a paso.
4. Una razón para posponer el trabajo es que a veces resulta abrumador. Alguien que enfrenta un proyecto intimidante necesita recordar el viejo dicho de cómo un hombre se puede comer un elefante; la respuesta es: poco a poco. Así que cuando te enfrentes a una tarea muy grande, no la evites. Desarrolla un programa para pasar una hora al día o un día a la semana trabajando en el proyecto. Disciplínate y verás como en 10 semanas estarás en camino de completar tu tarea.

Solo di “No”
Los mejores vendedores son de personalidad amigable y servicial. Esas valiosas cualidades son prerrequisitos para el éxito en las ventas en primer lugar, pero también tienen algo que los lleva a cometer el más común de los errores de los Vendedores de éxito: decir “si” a cada petición que les hacen, permitiéndoles a otros dictar cómo deben de llevar su vida profesional.
Para prevenirte de decir “si” todo el tiempo a expensas de tu carrera, establece claramente tus objetivos, estima cuánto tiempo al día o a la semana vas a dedicarle a lograr esos objetivos y decide cuánto tiempo de tu negocio estás dispuesto a ceder a otras personas.
Aquí esta una simple técnica para decir “no”:
1. Escucha la petición.
2. Si decides en base a tus objetivos predeterminados que simplemente no tienes tiempo, sólo di “no”.
3. Si es posible, ofrece una alternativa a la persona que te hizo la petición de tu tiempo y esfuerzo.